Dowód z akt. Niedopuszczalny, choć dopuszczany.

Dopuszczenie dowodu z akt.

Niezwykle często strony procesu, również reprezentowane przez zawodowych pełnomocników, wnioskują o dopuszczenie dowodu z różnego rodzaju akt, takich jak: akta sprawy cywilnej, akta sprawy karnej, akta szkodowe, akta sprawy administracyjnej, akta komornicze itp. Niemal zawsze, taki wniosek zostaje składany bez jednoczesnego wskazania, z jakich konkretnych dokumentów znajdujących się w tych akta ma być przeprowadzony dowód.

Niekiedy się zdarza, że wnioskuje się o przeprowadzenie dowodu ze wszystkich dokumentów znajdujących się w danych aktach. Nie spotkałem się z uzasadnieniem prawnym takiej praktyki.

Wskazane wyżej wnioski są zasadniczo niedopuszczalne. Czy powinny być zatem oddalone ?


Katalog dowodów

Kodeks postępowania cywilnego określił pewien katalog dowodów. Ustawodawca wymienił m.in. takie dowody jak: dokumenty, zeznania świadków, opinia biegłych, oględziny, przesłuchanie stron.

Wskazany katalog dowodów nie jest zamknięty, gdyż ustawodawca dopuszcza jeszcze inne środki dowodowe, jak choćby dowód z grupowego badania krwi. Nadto, ustawodawca wymienił dowody z filmu, telewizji, fotokopii, fotografii, planów, rysunków, płyt lub taśm dźwiękowych i innych przyrządów utrwalających albo przenoszących obrazy lub dźwięki. Wreszcie, ustawodawca zdecydował, że sposób przeprowadzenia dowodu innymi środkami dowodowymi niż dotychczas wymienione określi sąd zgodnie z ich charakterem, stosując odpowiednio przepisy o dowodach.

Oznacza to, że sposób przeprowadzenia dowodu innymi środkami dowodowymi pozostawiono do uznania sądu, który powinien jednak wziąć pod uwagę ich charakter oraz przepisy o dowodach.


"Dowód" z akt

Należy podkreślić, że coś takiego, jak dowód z akt nie istnieje. Taka kategoria nie mieści się wśród dowodów wyszczególnionych w kodeksie postępowania cywilnego. Więcej, tak oznaczony dowód nie może być uznany za inny środek dowodowy. Przecież akta, to w istocie zbiór dokumentów. Tym samym, to konkretne dokumenty mogą stanowić dowód.

Dopuszczenie tak oznaczonego dowodu, tj. jako dowodu z akt, oznaczałoby w istocie przeprowadzenie dowodu z bliżej nieokreślonego zbioru, co jest niedopuszczalne i ryzykowne.

W tym miejscu chcę jeszcze podkreślić, że nie należy się zasadniczo godzić na to, aby dopuszczać dowód z dokumentów znajdujących się w aktach. Jest to w istocie dowód z akt, tylko inaczej sformułowany.

Co w istocie zostało dopuszczone ?

Trzeba pamiętać, że akta są zbiorem, który wcale nie musi być zamknięty nawet na moment kończenia rozprawy. Przecież akta sprawy sądowej, akta szkodowe, czy choćby akta komornicze mogą być ciągle uzupełniane.

Gdyby zatem sąd dopuścił dowód np. z akt sprawy karnej, a następnie zamknął rozprawę i wydał wyrok, to nie ma wcale gwarancji, że akta te nie zostaną później uzupełnione i to bez świadomości sędziego dopuszczającego tak oznaczony dowód. Więcej, może być tak, że przekazując akta karne, np. przez przypadek, nie dołączono jakiegoś dokumentu. Gdyby ta okoliczność wyszła na jaw dopiero na etapie postępowania apelacyjnego, to jak należałoby to zinterpretować. Czy nie ma czasem podstaw do tego by uznać, że sąd pierwszej instancji nie ocenił wszystkich dokumentów, skoro dopuścił dowód z akt, które na moment orzekania nie zawierały dokumentu, który powinien tam się znajdować.

Pamiętam ciekawy przypadek. Otóż, został zawnioskowany dowód z akt szkodowych. Akta te zostały przedłożone przez zakład ubezpieczeń. Przeglądając akta ustaliłem, że brakuje dwóch dokumentów. Po zapytaniu pełnomocnika zakładu ubezpieczeń okazało się, że te dwa dokumenty zostały wyjęte z akt szkodowych bezpośrednio przed ich wysłaniem do sądu. Od razu nasuwa się pytanie co by było gdybym dopuścił dowód z takich akt szkodowych, a na etapie postępowania odwoławczego wyszłoby na jaw, że nie ma tych dwóch - właściwie dopuszczonych, jako dowód - dokumentów. Całą odpowiedzialnością zostałby obarczony sąd.

Dowód z dokumentów

Ideałem byłoby, gdyby precyzować z jakich konkretnych dokumentów znajdujących się w danych aktach strona procesu zamierza przeprowadzić dowód. Można to uczynić np. poprzez wskazanie numerów kart, na których te dokumenty się znajdują. Myślę, że można też zaakceptować dopuszczenie dowodu z dokumentów znajdujących się w precyzyjnie zindywidualizowanych aktach, wskazując jednak, że chodzi wyłącznie o dokumenty znajdujące się w aktach według stanu przedłożonego do sądu. Wówczas chodziłoby wyłącznie o te dokumenty, które zostały złożone do sądu, jako akta danej sprawy.

Sprecyzowanie dokumentów

Choć nastręcza to wiele problemów, to jednak najbezpieczniej jest zobowiązać stronę procesu do precyzyjnego wskazania, z jakich dokumentów znajdujących się w danych aktach zamierza przeprowadzić dowód i to pod rygorem pominięcia dowodu z dokumentów.

W ten sposób, strona procesu zostaje niejako zmuszona, już na tym etapie postępowania, do przeanalizowania, jakie dokumenty są faktycznie przydatne. Nadto, dzięki temu sąd dopuszcza jedynie dowody z konkretnych dokumentów, które faktycznie istnieją. Dzięki temu nie dochodzi do dopuszczenia wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach, a zatem również tych zupełnie nieprzydatnych, jak np. zwrotki, czy zarządzenia sądowe. Wreszcie, uniknie się np. dopuszczenia dowodu z protokołów zeznań osób, które powinny być bezpośrednio przesłuchane przed sądem orzekającym.

Dowód niedopuszczalny

Konkludując, dowód z akt jest niedopuszczalny. Tak samo, dowód z dokumentów z akt. Czy tak określony dowód należy od razu oddalić. Uważam, że nie. Powinno się najpierw wezwać do usunięcia braku formalnego tak oznaczonego dowodu poprzez wskazanie, z jakich dokumentów znajdujących się w danych aktach, zamierza przeprowadzić dowód. Należy jednocześnie wyznaczyć termin do usunięcia braku i to pod rygorem pominięcia dowodu.

P.s.

Pojawia się jeszcze jedna drobna, choć bardzo ważna kwestia. Czy w ogóle powinno się sprowadzać akta spraw sądowych, komorniczych, czy administracyjnych. To jest jednak temat na osobny post.

30 komentarzy:

  1. Najczęściej kluczowym problemem "dowodu z akt" jest, że strona nie ma możliwości zapoznania się z aktami, w których znajdują się dokumenty, o które chodzi, formalnej lub technicznej. Wtedy "dowód z dokumentów znajdujących się w aktach" staje się możliwy dzięki art. 248 kpc - a potem strona precyzuje że chodzi o dokumenty typu ... z dnia ... albo numerami kart.
    Co do PS się nie wypowiadam, bo zaczekam na osobny post;)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. W takim wypadku należałoby raczej złożyć jedynie wniosek o sprowadzenie akt. Jednakże, z mojego doświadczenia wynika, że najczęściej strona ma uprzednią możliwość zapoznania się z aktami, jednak tego nie robi. Szerzej będzie o tym w następnym poście. Nie będzie zmiłuj :-)

      Usuń
  2. właśnie miałem zapytać co sądzi Pan o wniosku o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentów znajdujących się w aktach sprawy X z zastrzeżeniem, że konkretne karty zostaną wskazane po dołączeniu tychże akt do akt sprawy?

    odnośnie dowodów, to z niecierpliwością czekam na temat poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Nigdy nie poświadczam dokumentów, których oryginału nie widziałem bezpośrednio przed tą czynnością. Jeśli mam w ręku oryginał to nie ma różnicy czy to wydruk zeskanowanego pliku czy ksero. Spotkałem się natomiast z niezrozumiałą dla mnie praktyką poświadczania wydruków maili - nie jest to nawet dokument prywatny rozumieniu k.p.c., a poza tym trudno ocenić czy mam do czynienia z oryginałem.

      Usuń
    2. Nie bardzo rozumiem. Wydruk zeskanowanego pliku i ksero są oryginałami ?

      Usuń
    3. Spieszę ze sprostowaniem:) Chodziło mi o to, że kiedy widzę oryginał dokumentu, to nie ma znaczenia czy potwierdzam kopię w postaci ksera czy wydruku zeskanowanego pliku.

      Usuń
    4. chodziło mi konkretnie o kwestię poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów urzędowych (odpisy aktów, wyroki etc.) co do zasady większość sędziów nie ma z tym problemu, ale np. Sędzia M. Manowska uważa, że takie dokumenty składa się tylko w oryginale o czym nie zawahała się mnie pouczyć :)

      Usuń
    5. Jeśli chodzi o poświadczanie dokumentów w procesie w trybie art. 129 k.p.c., to ustawa wspomina o dokumentach, a zatem zarówno prywatnych, jak i urzędowych. Inna rzecz, że sąd może wezwać z urzędu do złożenia oryginału.

      Usuń
    6. Też byłem o tym przekonany do czasu owej rozprawy :) próbowałem zgłębić temat i wiem, że teoria o konieczności składania dokumentów urzędowych w oryginale wynika z przyjęcia, iż art 250 KPC stanowi lex specialis do 129 KPC, tym samym teraz w miarę możliwości staram się okazywać Sądowi oryginał na rozprawie

      Usuń
    7. Art. 129 k.p.c. dotyczy każdego dokumentu. Taki też był zamysł ustawodawcy. Poza tym, nowelizacja tego artykułu jest późniejsza od art. 250 k.p.c., a zatem prędzej, to art. 129 k.p.c. stanowi lex specialis do art. 250 k.p.c. Nie zmienia to faktu, że sąd na mocy art. 129 par. 4 k.p.c. może zażądać oryginału.

      Usuń
    8. Maile nie powinny być poświadczane za zgodność z oryginałem, bo nie ma oryginału - niemniej są zapisem oświadczeń , tyle że bez nośnika materialnego.
      Ja poświadczam "za zgodność wydruku".

      Usuń
    9. Co do mail'i to mam pomysł na osobny temat. Już teraz zasygnalizuję, że nie ma czego poświadczać. Myślę, że ewentualne "poświadczenie" za zgodność wydruku nie odniesie żadnego skutku prawnego, zwłaszcza w razie zaprzeczenia treści mail'a.

      Usuń
    10. W wydziale rodzinnym SO w Krakowie akty stanu cywilnego przyjmują tylko w oryginale, o czy dowiedziałem się w przykry sposób, bo z mojego pierwszego UBFa od czasu rozpoczęcia własnej działalności:)

      Z mailami jest duży problem, bo często stanowią podstawowe źródło komunikacji miedzy stronami, a jednocześnie nie dobrej metody wykazania ich oryginalności. Kiedyś w postępowaniu gospodarczym zdarzyło mi się wygrać sprawę zaprzeczając prawdziwości maili i twierdząc, że strona przeciwna powinna zgłosić dowód z opinii biegłego na okoliczność ustalenia czy pomiędzy określonymi nr IP doszło w danym czasie do transmisji danych o takiej treści jak ujawniona na wydruku. Przeciwnik natychmiast zgłosił taki wniosek, ale wtedy podniosłem prekluzję.

      Słyszałem, że we w niektórych regionach praktykuje się sporządzanie protokołu notarialnego, w którym stwierdza się, że w obecności notariusza po wpisaniu hasła i loginu, na ekranie wyświetliła się następująca treść.

      Usuń
    11. Ta mail'e są faktycznie różne pomysły. Tego ostatniego nie znałem. Aczkolwiek pomysł z notariuszem był już wykorzystywany np. celem wykazania nadania wezwania do zapłaty przed procesem.

      Usuń
    12. Miałem jedną sprawę gdzie był przeprowadzany dowód z sms-ów. Do pisma dołączyliśmy zdjęcia tych sms-ów, a potem odbiorca przyniósł telefon na rozprawę i okazywał...
      Teoretycznie z mailami również można byłoby w podobny sposób, jeśli znajdowałyby się w laptopie. Plus wydruk źródła:
      Delivered-To: bartoszcze@
      Received: by 10.194.46.102 with SMTP id u6csp1177177wjm;
      Tue, 18 Nov 2014 02:30:57 -0800 (PST)
      X-Received: by 10.180.9.244 with SMTP id d20mr2755506wib.40.1416306656446;
      Tue, 18 Nov 2014 02:30:56 -0800 (PST)
      Return-Path:
      Received: from mailer.gratka.pl (mailer.gratka.pl. [195.8.99.96])
      by mx.google.com with ESMTP id n5si11834724wjw.19.2014.11.18.02.30.56
      for ;
      Tue, 18 Nov 2014 02:30:56 -0800 (PST)
      Received-SPF: pass (google.com: domain of mailing@ designates 195.8.99.96 as permitted sender) client-ip=195.8.99.96;
      Authentication-Results: mx.google.com;
      spf=pass (google.com: domain of mailing@ designates 195.8.99.96 as permitted sender) smtp.mail=mailing@mailer.gratka.pl
      Received: by mailer.gratka.pl (Postfix) with ESMTP id 1368310097D
      for ; Tue, 18 Nov 2014 11:30:56 +0100 (CET)
      To: bartoszcze@
      Subject: =?UTF-8?B?UG9sZWNhbSBhcnR5a3XFgg==?=
      Date: Tue, 18 Nov 2014 11:30:55 +0100
      From: Dziennik Zachodni
      Message-ID:
      X-Priority: 3
      X-Mailer: PHPMailer [version 1.73]
      MIME-Version: 1.0
      Content-Transfer-Encoding: 8bit
      Content-Type: text/html; charset="utf-8"

      Usuń
    13. Już widzę to źródło w uzasadnieniu wyroku :-)

      Usuń
    14. Trochę nie w temacie, ale co Panowie sądzą o uprawdopodobnieniu za pomocą pisma (art. 74 par. 2 kc) polegającego na przepisaniu przez stronę treści korespondencji sms-owej z przeciwnikiem, po to żeby mieć ją na piśmie (uprawdopodobnienie) i żeby wykazywać fakt zawarcia np. umowy pożyczki? :)

      Usuń
  3. Mam wrażenie, że często wniosek o dopuszczenie dowodu z akt jest aktem desperacji - strona nie wie konkretnie o jaki dokument chodzi, ale liczy, że w aktach znajdzie coś korzystnego dla siebie:)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. To drugie bardzo mi się podoba "strona nie wie konkretnie o jaki dokument chodzi, ale liczy, że w aktach znajdzie coś korzystnego dla siebie". Faktem jednak jest, że są sprawy (np. o błąd w sztuce lekarskiej), w których niemal w ciemno trzeba wnosić o dokumentację medyczną.

      Usuń
    2. Czasami pełnomocnik albo strona naprawdę nie ma dostępu do akt, które są ważne w sprawie i dlatego wniosek "o dopuszczenie dowodu z akt X". Ubezpieczyciele jak cerber strzegą akt szkodowych - jeszcze żaden mi nie przysłał kopii, mimo takich próśb.
      Gdy pacjent zmarł, a bliscy nie mają upoważnienia do dostępu do jego dokumentacji medycznej, to pełnomocnik pierwszy raz może ją zobaczyć dopiero gdy znajdzie się w sądzie. I wtedy są wnioski na skróty czyli "o zobowiązanie podmiotu medycznego do przedłożenia dokumentacji medycznej pacjenta i przeprowadzenie dowodu z tej dokumentacji" ;-)

      Usuń
  4. Zarządzając przesłanie akt sprawy niezakończonej, potrzebnych jako dowód w innej sprawie, przewodniczący wydziału określa termin zwrotu akt, uwzględniając czas potrzebny do dokonania odpowiednich czynności przez organ wzywający.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Tak. Nie zmienia to jednak faktu, że przesłanie i odesłanie może dłuuuugo trwać.

      Usuń
  5. Zawsze (jeśli mam możliwość wcześniejszego przejrzenia akt) składam wniosek o "dopuszczenie dowodu z dokumentu - pozwu z dnia X znajdującego się w aktach postępowania I C 1/14 itp.". A potem idę na rozprawę i słucham: "sąd postanowił: dopuścić dowód z dokumentów znajdujących się w aktach postępowania I C 1/14", albo "sąd postanowił: dopuścić dowód z akt postępowania I C 1/14".

    Co do poświadczania z zgodność z oryginałem, ostatnio w sprawie fundusz sekurytyzacyjny p-ko konsument, pełnomocnik funduszu (o dziwo - obecny na rozprawie) wnosi o dopuszczenie dowodu z jakiegoś dokumentu, argumentując, że nie mógł powołać dowodu wcześniej, albowiem musiał pozyskać oryginały od banku - zbywcy wierzytelności (jak stwierdził, wraz z umową cesji, bank przekazał jedynie skany dokumentów w postaci elektronicznej). Wniosłem o oddalenie wniosku jako spóźnionego, dodając, że twierdzenie pełnomocnika, że powód nie dysponował oryginałami jest zupełnie niewiarygodne, albowiem ten sam pełnomocnik dołączył do pozwu wydruk skanu/ksero umowy i poświadczył "za zgodność z oryginałem", a przecież "oczywistym jest, że Pan Mecenas nie poświadczyłby za zgodność z oryginałem dokumentu, którego oryginału nie miał w rękach". Dawno nie widziałem takiego buraka na twarzy :)

    OdpowiedzUsuń
  6. ~~~~DoPrzemek
    Czy mógłbyś napisać jaką decyzję wydał Sąd?

    OdpowiedzUsuń
  7. A ja miałem sprawę z powództwa pełnomocnika o wynagrodzenie za prowadzenie sprawy (w wysokości kilkukrotnie wyższej od wynikającej z rozporządzenia). Reprezentowałem stronę pozwaną - jedynym sposobem by ocenić nakład pracy pełnomocnika i jego przyczynienie się do wyjaśnienia sprawy było właśnie zawnioskowanie o przeprowadzenie dowodu z akt sprawy, za którą dochodzono wynagrodzenia.

    OdpowiedzUsuń
  8. A jak zapatrujecie się na składanie w pozwie wniosku o przeprowadzenie dowodu z dokumentów znajdujących się w aktach dot. zabezpieczenia dowodu. Czy któreś z Was miało z tego tytułu jakieś dymy w toku postępowania. Chcę uniknąć zbędnej papierologii. Pozdrawiam

    OdpowiedzUsuń
  9. Czy nie uwzględniając zgłoszonego przez stronę dowodu, sędzia powinien go oddalić czy odmówić jego przeprowadzenia (przyjęcia). Jeżeli odpowiedzią jest oddalenie dowodu, to proszę o wskazanie podstawy prawnej w k.p.c. gdzie ustawodawca tak stanowi. Dzięki.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Problem czysto semantyczny :-) Czy oddalić, czy odmówić przeprowadzenia - praktycznie bez znaczenia. Efekt ten sam. Ja generalnie uważam, że nie powinno się oddalać, bo nie ma wprost takiej podstawy.

      Prawdą jednak jest, że w takiej sytuacji strona procesu nie wiedziałaby czy ma złożyć zastrzeżenie czy też nie i kiedy miałaby to zrobić. Dlatego przyjmuje się, że - dla czystości obrazu - powinno się oddalić dowód.

      Usuń
  10. Witam,

    W sprawie rozwodowej z mojego powództwa adwokat żony poprosił o dołączenie akt dwóch spraw o alimenty -w tym jednej o ustalenie ojcostwa, które miałem z moją partnerką, a toczyły się one w Sądzie Rejonowym. Nie zostały podane numery kart, tylko ogólna prośba o dołączenie tych akt, a potem jej adwokat poda numery kart.
    Czy sąd powinien był dołączać te akta?

    Dziękuję i pozdrawiam.

    OdpowiedzUsuń